Polityka prywatności

1. Kto jest administratorem Twoich danych

Administratorem danych osobowych, czyli podmiotem decydującym o tym, jak wykorzystywane są Twoje dane osobowe, jest:

We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych możesz napisać na adres biuro@ozenergy.com.pl lub listownie na adres siedziby spółki.

Nie wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych — nie mamy takiego obowiązku w rozumieniu art. 37 RODO. Zgłoszenia obsługuje bezpośrednio zarząd spółki pod wskazanym wyżej adresem.

2. Jakie dane zbieramy

Formularz rezerwacji bezpłatnej konsultacji

Jeżeli rezerwujesz termin konsultacji przez formularz na naszej stronie, zbieramy: imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail oraz wybraną datę i godzinę spotkania. Dane te trafiają do naszego systemu rezerwacji i służą wyłącznie do potwierdzenia i przeprowadzenia spotkania.

Kontakt telefoniczny i e-mailowy

Jeśli dzwonisz lub piszesz do nas bezpośrednio, przetwarzamy dane, które sam nam podasz — najczęściej imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, adres nieruchomości oraz informacje o zużyciu energii, potrzebne do przygotowania oferty.

Etap oferty i umowy

Przy przygotowaniu oferty i realizacji instalacji możemy dodatkowo przetwarzać: adres montażu, dane z faktur za energię elektryczną, parametry techniczne budynku, numer PESEL lub NIP (na potrzeby umowy i faktury), numer rachunku bankowego oraz dane potrzebne do zgłoszenia mikroinstalacji do operatora sieci.

Doradca AI na stronie (czat)

Jeśli zadajesz pytanie w okienku czatu „Doradca”, przetwarzamy treść Twoich pytań i odpowiedzi doradcy, adres podstrony, z której piszesz, a na stronie konfiguratora także wynik konfiguratora (np. zużycie energii, wielkość instalacji). Rozmowę oznaczamy losowym numerem, ważnym tylko do zamknięcia karty przeglądarki. Nie zapisujemy przy rozmowie Twojego adresu IP (służy on wyłącznie chwilowo, w pamięci serwera, do ochrony przed nadużyciami) i nie łączymy rozmowy z Twoją tożsamością. Prosimy, nie podawaj w czacie danych osobowych ani wrażliwych — do kontaktu z doradcą służy formularz rezerwacji lub telefon.

Odpowiedzi przygotowuje model sztucznej inteligencji firmy OpenAI, na podstawie materiałów OZEnergy. Pytanie (bez adresu IP) jest w tym celu przesyłane do OpenAI. Upoważnieni pracownicy OZEnergy mogą przeglądać zapisane rozmowy, żeby poprawiać odpowiedzi doradcy i lepiej odpowiadać na pytania klientów.

Statystyki odwiedzin i mapa ciepła

Nasz serwer, jak każdy serwer WWW, automatycznie zapisuje adres IP, datę i godzinę zapytania, adres odwiedzanej strony, stronę, z której przyszedłeś, oraz typ przeglądarki (logi serwera). Wykorzystujemy te dane do zapewnienia bezpieczeństwa i poprawnego działania serwisu oraz do przygotowania zbiorczych statystyk odwiedzin (np. liczba odwiedzin podstron, źródła wejść, rodzaj urządzenia). Statystyki przygotowujemy na własnym serwerze w Polsce, bez zewnętrznych narzędzi analitycznych, i nie ustalamy na ich podstawie, kim jesteś.

Mapa ciepła — tylko za Twoją zgodą na pliki statystyczne (okienko cookies). Zapisujemy wtedy, w które miejsca strony klikasz (wraz z nazwą klikniętego przycisku lub linku), jak daleko przewijasz podstronę, szerokość ekranu i czas spędzony na podstronie. Nie zapisujemy przy tym adresu IP ani plików cookies i nie zapisujemy treści wpisywanej w formularze. Dane pokazujemy wyłącznie w zbiorczej formie (np. które przyciski są najczęściej klikane), żeby ulepszać stronę. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili linkiem „Ustawienia cookies” w stopce — zbieranie zatrzymuje się natychmiast.

3. W jakim celu i na jakiej podstawie prawnej

Cel przetwarzania	Podstawa prawna
Umówienie i przeprowadzenie bezpłatnej konsultacji, odpowiedź na zapytanie, przygotowanie oferty	art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania podejmowane na Twoje żądanie przed zawarciem umowy
Zawarcie i wykonanie umowy (projekt, montaż, uruchomienie, serwis, gwarancja)	art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy
Wystawianie i przechowywanie faktur, rozliczenia podatkowe i księgowe	art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny (ustawa o rachunkowości, Ordynacja podatkowa)
Zgłoszenie mikroinstalacji do operatora sieci dystrybucyjnej	art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO
Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń, obsługa reklamacji	art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes
Bezpieczeństwo serwisu i zapobieganie nadużyciom (logi serwera)	art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes
Zbiorcze statystyki odwiedzin z logów serwera (które podstrony są oglądane, skąd przychodzą odwiedzający)	art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes, polegający na ulepszaniu serwisu i ocenie jego działania
Mapa ciepła (kliknięcia i przewijanie stron)	art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zw. z art. 399 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej — Twoja zgoda, którą możesz cofnąć w każdej chwili
Odpowiedzi doradcy AI na Twoje pytania w czacie	art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania podejmowane na Twoje żądanie przed zawarciem umowy, a w pozostałym zakresie art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes, polegający na udzielaniu informacji o naszych usługach
Przegląd zapisanych rozmów z doradcą AI w celu poprawy jego odpowiedzi	art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes, polegający na poprawie jakości obsługi
Marketing bezpośredni własnych usług, wysyłka informacji handlowych	art. 6 ust. 1 lit. a RODO — Twoja zgoda, którą możesz cofnąć w każdej chwili

4. Jak długo przechowujemy dane

• Zapytania i rezerwacje, które nie zakończyły się umową — do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, a następnie usuwamy je.
• Dane klientów objętych umową — przez czas trwania umowy i gwarancji, a po jej zakończeniu przez okres przedawnienia roszczeń (co do zasady 6 lat, a dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą 3 lata).
• Dokumenty księgowe i faktury — 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody — do momentu cofnięcia zgody.
• Logi serwera i statystyki odwiedzin — do 12 miesięcy; po tym czasie w zestawieniach zostają wyłącznie liczby, bez adresów IP.
• Mapa ciepła — do 12 miesięcy (dane bez adresu IP i bez plików cookies).
• Rozmowy z doradcą AI — do 12 miesięcy na naszym serwerze, następnie usuwamy je automatycznie. OpenAI może przechowywać przesłane pytania do 30 dni wyłącznie w celu wykrywania nadużyć, po czym je usuwa; nie wykorzystuje ich do trenowania modeli.

5. Komu możemy przekazać dane

Nie sprzedajemy i nie udostępniamy Twoich danych w celach marketingowych podmiotom trzecim. Dane mogą trafić wyłącznie do podmiotów, które pomagają nam wykonać usługę, i tylko w niezbędnym zakresie:

• dostawca hostingu i serwera poczty, na którym działa nasza strona i skrzynki e-mail,
• firma obsługująca technicznie naszą stronę internetową, jej serwer i panel administracyjny,
• OpenAI — dostawca modelu sztucznej inteligencji, na którym działa doradca AI w czacie (tylko treść pytań zadanych w czacie, bez adresu IP),
• Google i Meta — wyłącznie za Twoją zgodą na pliki marketingowe (opis w punkcie 6 i w Polityce cookies),
• biuro rachunkowe obsługujące naszą księgowość,
• podwykonawcy wykonujący montaż i serwis instalacji,
• producenci i dystrybutorzy urządzeń — w zakresie niezbędnym do rejestracji gwarancji,
• operator systemu dystrybucyjnego energii — przy zgłoszeniu mikroinstalacji,
• banki i instytucje finansujące — jeśli korzystasz z finansowania inwestycji,
• kancelarie prawne i firmy windykacyjne — w razie sporu,
• organy publiczne uprawnione do żądania danych na podstawie przepisów prawa.

Z każdym podmiotem przetwarzającym dane w naszym imieniu mamy zawartą umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.

6. Przekazywanie danych poza EOG

Co do zasady nie przekazujemy Twoich danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Nasza strona, system rezerwacji, statystyki i mapa ciepła działają na serwerze zlokalizowanym w Polsce. Czcionki, style i skrypty strony ładowane są z tego samego serwera — nie korzystamy z zewnętrznych bibliotek ani sieci dostarczania treści.

Wyjątkiem są pojedyncze zdjęcia poglądowe na kilku podstronach, wczytywane jeszcze z serwerów zewnętrznych (m.in. producentów urządzeń). Otwarcie takiej podstrony sprawia, że operator tego serwera widzi adres IP Twojej przeglądarki — dokładnie tak samo, jak przy wejściu na jego własną stronę. Nie przekazujemy przy tym żadnych danych, które sam nam podałeś. Sukcesywnie przenosimy te pliki na nasz serwer.

Jeśli wyrazisz zgodę na pliki marketingowe, skrypty Google Ads i piksela Meta (Facebook, Instagram) przekazują Google Ireland Limited i Meta Platforms Ireland Limited informacje o Twojej wizycie, a po umówieniu konsultacji także skrót (hash SHA-256) adresu e-mail i numeru telefonu. Dane te mogą trafiać do spółek matek w USA (Google LLC, Meta Platforms Inc.), które uczestniczą w programie EU-US Data Privacy Framework, uznanym przez Komisję Europejską za zapewniający odpowiedni poziom ochrony. Bez Twojej zgody te skrypty się nie wczytują i nie trafiają do nich żadne dane.

Jeśli korzystasz z czatu „Doradca”, treść Twoich pytań (bez adresu IP) przetwarza OpenAI w celu przygotowania odpowiedzi. Dane mogą być przetwarzane na serwerach w USA. Podstawą przekazania są standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO), zawarte w umowie powierzenia przetwarzania danych z OpenAI. Kopię tych zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na biuro@ozenergy.com.pl. Jeśli nie chcesz, żeby Twoje pytania trafiały do OpenAI, nie korzystaj z czatu — zadzwoń lub umów konsultację.

7. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do danych — możesz zapytać, jakie dane o Tobie mamy, i otrzymać ich kopię,
• sprostowania danych — poprawienia danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych,
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym") — gdy nie mamy już podstawy, by je przechowywać,
• ograniczenia przetwarzania — np. na czas weryfikacji poprawności danych,
• przenoszenia danych — otrzymania danych w formacie nadającym się do odczytu maszynowego,
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec marketingu bezpośredniego,
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

Aby skorzystać z tych praw, napisz na biuro@ozenergy.com.pl. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca.

Masz również prawo wnieść skargę do organu nadzorczego:

8. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne, żebyśmy mogli się z Tobą skontaktować. Bez imienia, telefonu lub adresu e-mail nie potwierdzimy terminu konsultacji ani nie przygotujemy oferty. Przy zawieraniu umowy i wystawianiu faktury podanie części danych wynika wprost z przepisów prawa.

9. Profilowanie i decyzje automatyczne

Nie profilujemy Cię i nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany. Każdą ofertę przygotowuje człowiek. Doradca AI w czacie udziela wyłącznie ogólnych informacji — nie przygotowuje wiążących ofert i nie podejmuje żadnych decyzji w Twojej sprawie.

10. Bezpieczeństwo danych

Strona działa w całości przez szyfrowane połączenie HTTPS. Dostęp do systemu rezerwacji i do danych klientów mają wyłącznie upoważnieni pracownicy, po zalogowaniu. Serwer jest aktualizowany i objęty kopiami zapasowymi.

11. Pliki cookies

Zasady korzystania z plików cookies opisaliśmy w osobnym dokumencie: Polityka cookiesUstawienia cookies.

12. Zmiany polityki

Politykę możemy aktualizować, np. gdy zmienią się przepisy albo zakres naszych usług. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem, wraz z datą ostatniej aktualizacji.

Ostatnia aktualizacja: 16 października 2026 r.